Une réunion de famille est un excellent moyen de rassembler votre famille alors qu'elle grandit et change. C'est l'occasion de célébrer l'histoire de votre famille, les réalisations récentes et les nouveaux ajouts. Qu'il s'agisse d'un pique-nique dans le parc, d'un barbecue au bord de la plage, d'un rassemblement dans un parc d'État ou d'un rassemblement dans la maison de quelqu'un, une réunion bien planifiée attirera même les membres de la famille les plus distants pour un après-midi de plaisir au soleil.
Si vous prévoyez une réunion de famille pour environ 100 personnes, vous voudrez commencer votre planification environ six mois à l'avance afin de susciter l'intérêt et de recruter des députés pour vous aider à y parvenir. Voici une liste de contrôle pour vous aider, vous et votre famille, à démarrer!
6 mois avant
Avant que toute planification puisse commencer sérieusement, vous devez déterminer qui veut assister à une réunion. Envoyez un sondage familial par e-mail pour évaluer l'intérêt, vous faire une idée du nombre de personnes qui y assisteront et savoir quelles dates et quels lieux fonctionneraient le mieux. Vous devriez également vous renseigner sur le budget afin de savoir combien d'argent les gens sont prêts à dépenser pour l'événement. Essayez de donner des fourchettes pour le coût par personne afin qu'il soit facile à comprendre pour les gens. Utilisez un outil en ligne comme Survey Hero pour concevoir gratuitement un sondage simple et partager le lien avec les membres de la famille. La configuration du sondage en ligne vous aidera à organiser les réponses au fur et à mesure qu'elles arrivent.
C'est aussi le moment de décider si la réunion aura lieu au domicile d'un membre de la famille ou à un autre endroit. Les réunions tenues à domicile sont souvent organisées par la matriarche ou le patriarche de la famille, en particulier lorsque la maison de grand-mère a joué un rôle important dans l'histoire de la famille. Les fêtes de Noël animées, les barbecues décontractés de la fête du Travail et même les fêtes de fin d'études peuvent être de merveilleuses occasions de rassembler sous un même toit des parents éloignés et des membres de la famille perdus depuis longtemps. Si votre espace est quelque peu limité, vous pourriez envisager de faire une réunion portes ouvertes de réunion de famille, où les gens pourraient aller et venir tout au long de la journée. Que vous soyez l'hôte de la réunion, ou grand-mère, assurez-vous d'avoir de l'aide. Faites appel à des tantes fiables pour cuisiner et à des cousins enthousiastes pour organiser des activités. Ou, si votre budget le permet, embauchez un traiteur pour compléter vos repas faits maison et pour faire couler la boisson.
Avoir une réunion de famille dans un endroit autre que le domicile d'un membre de la famille signifie qu'aucune famille n'est responsable de tous les arrangements. Les tâches peuvent être réparties entre les groupes de familles élargies, allégeant une partie du fardeau de la planification. Il peut également vous permettre d'accueillir plus de personnes que ne le peut la maison d'une personne. Et, pour les membres de la famille qui voyagent, un emplacement avec d'autres activités de loisirs peut leur permettre de transformer la réunion en vacances familiales à part entière, en profitant au maximum des frais de voyage.
5 mois avant
Demandez de l'aide et réunissez votre comité de planification des retrouvailles. Vous devrez trouver des parents fiables et enthousiastes qui pourraient prendre en charge:
- Trouver un lieu pour l'événement. Si vous n'avez pas la réunion au domicile d'un membre de la famille, vous devrez commencer à chercher un emplacement. Votre assistant devra rechercher des endroits qui répondent à divers intérêts, niveaux d'âge, capacités physiques et ressources financières. Les parcs familiaux au bord de l'océan ou au bord du lac sont idéaux; il y a des choses à faire sur l'eau et sur terre - des activités pour occuper les enfants et des possibilités de farniente sur la plage pour les adultes. De nombreuses zones de vacances et parcs d'État ont un «gestionnaire de destination» qui peut vous aider avec les détails de votre réunion. Consultez nos recommandations pour 10 lieux formidables pour une réunion de famille afin de susciter quelques idées.
- Trouver de la nourriture pour l'événement. Si vous planifiez un repas-partage, quelqu'un devra déterminer le menu, attribuer des plats et d'autres aliments à chaque famille. Ils peuvent également avoir besoin d'organiser des installations de cuisson et / ou de grillades supplémentaires sur place. Ou, si vous ne prévoyez pas de gérer vous-même tous les aliments, votre aide devra trouver un traiteur.
- Décorations, invitations et panneaux. Le fait de confier à une personne la responsabilité des documents imprimés contribuera à assurer un thème cohérent pour l'événement.
- Activités et animations. Un parent athlétique pourrait prendre en charge le filet de volley-ball, planifier des jeux pour les enfants et s'assurer que la musique est couverte. Le croquet, le badminton et le volleyball sont d'excellentes activités de groupe pour l'extérieur. Ou demandez à un cousin de créer une salle de jeux pour les enfants et prévoyez de stocker des jeux de société et d'autres activités pour occuper les enfants.
- Histoire de famille. La constitution d'un arbre généalogique est un excellent moyen d'incorporer votre patrimoine à l'événement. Vous pourriez également envisager de créer un petit journal familial pour mettre en évidence les événements familiaux récents, les faits spéciaux et l'histoire.
- Photographie et / ou vidéo. Vous voudrez enregistrer cet événement pour la postérité. Envisagez de créer une galerie de photos en ligne où chacun peut partager ses photos après l'événement ou de créer un compte avec un service de livre photo en ligne où vous pouvez créer des souvenirs photo pour les participants.
- Nettoyer. Sollicitez plusieurs personnes pour cette tâche colossale!
Pensez à gérer vos bénévoles avec un outil comme Signup Genius, qui vous permet de solliciter des bénévoles et d'envoyer des messages de groupe et des rappels de tâches sans encombrer votre boîte de réception.
Vous devriez également avoir des conversations avec votre équipe de planification sur le budget. Sur la base des commentaires que vous avez obtenus lors de votre enquête initiale, déterminez votre budget de travail afin de pouvoir contrôler les coûts.
4 mois avant
J'espère que votre comité a fait ses devoirs! Quatre mois avant votre réunion de famille, prévoyez d'effectuer les tâches suivantes:
- Finalisez la date et le lieu. Découvrez les équipements qui seront disponibles: eau potable, piscine, grillades, vestiaires, espace intérieur (en cas de pluie), tables de pique-nique, etc.
- Discutez des thèmes et du calendrier possible.
- Finaliser les plans des faveurs de réunion et des souvenirs. Qu'il s'agisse d'une vidéo, d'une brochure d'histoire familiale ou de t-shirts, les membres de la famille voudront se souvenir de cette grande occasion. Voir Comment assembler le sac de bienvenue parfait pour la réunion de famille. Demandez à un membre de la famille artistique de concevoir un T-shirt, un chapeau, un sweat-shirt ou tout autre vêtement personnalisé. Demandez au membre du comité chargé des antécédents familiaux de décrire ce qui est nécessaire pour afficher un arbre généalogique ou une vidéo afin que vous soyez prêt à faire cette demande aux membres de la famille.
3 mois avant
Avec les principaux détails de votre événement en place, il est temps de faire passer le mot officiellement et de commencer à verrouiller les détails de la journée.
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Envoyez des invitations. Vous pouvez utiliser un service en ligne comme Evite pour recevoir des invitations ou les envoyer par e-mail ou courrier traditionnel. Dans tous les cas, vous devez inclure les éléments suivants:
- Horaires, lieux, cartes, itinéraires routiers, coûts et calendrier des événements finalisés.
- Une option d'inscription pour des activités spécifiques, si nécessaire.
- Affectations pour des parents qui se sont portés volontaires pour apporter de la nourriture ou d'autres articles.
- Une demande de photos et / ou d'histoires que vous incluriez dans l'histoire familiale ou la vidéo.
- Inclure une date RSVP, ainsi qu'une adresse e-mail, un numéro de téléphone ou une adresse postale à laquelle ils peuvent répondre. Demandez aux membres de la famille de fournir leurs informations d'hébergement ou d'arrivée, le cas échéant.
- Faites un suivi auprès des bénévoles et distribuez les tâches appropriées.
- Planifiez des événements et des activités. Sécurisez des professionnels ou des emplacements pour vos activités si besoin. Par exemple, réservez un terrain de softball ou engagez des guides touristiques ou des instructeurs de yoga. Si la réunion aura lieu au domicile de quelqu'un, demandez à vos proches ou à votre centre communautaire local si vous pouvez emprunter du matériel de sport de plein air ou des jeux pour la salle de jeux. Pensez à avoir un téléviseur et un magnétoscope ou un lecteur DVD dans la salle de jeux, ainsi que des vidéos adaptées à l'âge pour divertir les enfants lorsque tout le monde a besoin de temps d'arrêt.
- Achetez les objets dont vous aurez besoin pour toutes les activités d'artisanat.
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Planifiez et planifiez des repas.
- Créez une liste de tous les repas que vous mangerez ou de la nourriture dont vous aurez besoin.
- Attribuez un aliment à chaque parent. Assurez-vous de profiter de leurs spécialités culinaires, comme la salade de pommes de terre de tante May ou la tarte aux bleuets de Cousin Lynn.
- Un buffet décontracté est probablement la meilleure approche pour une réunion à domicile, simplement parce qu'il permet aux gens de manger par roulement. C'est également idéal si le nombre de places est limité.
- Si vous envisagez d'embaucher un traiteur, c'est le moment de les sécuriser. Certains traiteurs géreront simplement la cuisine, veilleront à ce que le buffet soit réapprovisionné et maintiennent la boisson fluide, afin que vous puissiez profiter de la fête.
- Contactez les restaurants pour voir s'ils peuvent accueillir de grands groupes et faites des réservations si nécessaire.
2 mois avant
Les choses commencent à se rejoindre et le plaisir est proche! Restez au top de ces tâches organisationnelles et vous serez en forme.
- Suivez les détails des participants. Commencez une liste de ceux qui ont confirmé leur présence, où ils séjourneront et quand ils arriveront. Si vous avez utilisé un système en ligne comme Evite pour envoyer vos invitations, il suivra les RSVP. Mais conservez un document Google Sheet ou Excel avec toutes les autres informations au fur et à mesure que les réponses arrivent.
- Réservez du matériel de location comme un podium, un microphone, des tables ou des chaises.
- Confirmez les réservations au restaurant et fournissez votre dernière estimation client.
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Faites les derniers achats.
- Fournitures d'artisanat
- Décorations
- Faveurs, T-shirts personnalisés, appareils photo jetables ou autres articles que vous prévoyez de distribuer lors de la réunion.
- Commandez des copies de l'histoire familiale ou de la vidéo.
1 mois avant
Avec 30 jours avant la réunion, les premières tâches de votre liste de tâches mensuelle ne font que confirmer les détails des plans que vous avez déjà en place.
- Confirmez avec les parents qui apportent de la nourriture ou d'autres fournitures.
- Confirmer les lieux de rendez-vous.
- Confirmer les activités.
- Confirmez l'hébergement.
2 semaines avant
Il est maintenant temps de vérifier avec des bénévoles qui ont été affectés à des tâches spécifiques pour confirmer les heures et le nombre final d'invités.
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Repas
- Contactez les restaurants avec un nombre final d'invités si nécessaire.
- Commandez des assiettes froides, des gâteaux ou d'autres articles de fête dans votre épicerie ou boulangerie locale.
- Contacter le traiteur avec un décompte final des invités si nécessaire.
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Vendeurs
- Confirmez les détails avec votre photographe / vidéaste
- Confirmez les détails avec tout autre fournisseur de services tels que des animateurs d'activités ou des guides touristiques
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Décorations et signalisation
- Achetez des décorations et des fournitures de dernière minute.
- Créez des panneaux et des bannières.
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Nettoyer
- Confirmer les bénévoles
- Prendre des dispositions pour donner les restes de nourriture à un refuge local ou à un garde-manger
2 jours avant
- Examiner les détails des réunions avec les comités.
- Ramassez tout équipement de location, comme des chaises, des tables, etc.
- Préparez les paiements finaux et les pourboires pour tous les professionnels et aidez-les que vous avez embauchés, comme le traiteur et le personnel d'attente. Rassemblez-les dans des enveloppes séparées afin de pouvoir les distribuer rapidement au besoin tout au long de l'événement. N'oubliez pas que vous pouvez envoyer des conseils supplémentaires plus tard si leurs performances sont exceptionnelles. Sinon, un pourboire de 10 à 15 pour cent est habituel s'il n'est pas inclus dans leur charge.
Le jour d'avant
- Installez et décorez.
- Dormir un peu!
Après la réunion
Après l'événement, vous aurez quelques détails supplémentaires à prendre en charge. Dans les 2 semaines suivant l'événement, vous devrez:
- Écrivez des remerciements aux participants spéciaux, aux parents qui ont donné du temps et de l'argent et à toute autre personne qui a contribué à la réussite de votre événement.
- Téléchargez des photos sur un service photo en ligne. Si vous avez pris des photos vous-même, téléchargez vos images sur un site comme Shutterfly ou Snapfish. Dans quelques semaines, vous pouvez partager le lien avec les participants et leur demander également d'ajouter leurs photos à l'album que vous avez créé afin que les autres membres de la famille puissent acheter des copies de vos photos. Le fait de loger toutes les photos en un seul endroit vous permettrait également de créer un livre photo que d'autres pourront commander ainsi qu'un souvenir de l'événement.
- Donnez ou distribuez des cadeaux, des décorations, des brochures d'histoire familiale, etc.
Dans les 4 semaines suivant l'événement, prenez soin des éléments suivants: